Bedrijfsbeheerder & zzp'er

Sinds juli 2025 bestaat de rol Poortwachter niet meer. De rol Poortwachter is de rol Bedrijf geworden en dat betekent dat alle poortwachters automatisch bedrijfsbeheerder zijn geworden.

De instelling ‘Gebruik een standaard kandidatengroep' zorgt ervoor dat een kandidaat automatisch wordt toegevoegd aan de standaard kandidatengroep (DefaultGroup) wanneer de kandidaat voor het eerst wordt toegevoegd aan het bedrijfsaccount. Door deze instelling voorkom je dat een kandidaat door alle bedrijfsbeheerders wordt gezien en er ongewenste wijzigingen worden gemaakt.

Alleen een super-admin (hoofdbeheerder) kan deze instelling inschakelen. In het bedrijfsaccount klik je in de navigatiebalk bovenaan op ‘Overig’ en ‘Bedrijfsgegevens’. Onderaan klik je op ‘Instellingen’ en vind je de instelling ‘Gebruik een standaard kandidatengroep'.

Het inschakelen van de instelling toont een venster met daarin de mededeling dat alle kandidaten die nog niet zijn toegevoegd aan een kandidatengroep worden gekoppeld aan de standaard kandidatengroep (DefaultGroup).

LET OP: Je kunt de naam van de standaard kandidatengroep niet wijzigen. De standaard kandidatengroep heet DefaultGroup.

In het bedrijfsaccount klik je in de navigatiebalk bovenaan op ‘Beheerders’. Hier zie je een overzicht van alle bedrijfsbeheerders met de rechten die zij hebben.

LET OP: De rol Poortwachter bestaat sinds juli 2025 niet meer in de omgeving van GPI Explainsafe.

Zorg dat je een actieve GPI credit hebt. (Dit controleer je door in te loggen en je profiel als ‘Bedrijf’ te kiezen. Klik op ‘Overig’ en vervolgens op ‘GPI credits’. Geen GPI credit? Koop er één door te klikken op ‘Ga naar de webshop’. Volg hier de stappen.) Je kunt de actieve GPI credit gebruiken in je profiel als Kandidaat (klik bovenin op 'Profielen' en selecteer 'Kandidaat', of log uit en in en selecteer het profiel 'Kandidaat'). Klik op ‘Bekijk GPI’, daarna op 'Start GPI' en volg de stappen.

In het overzicht van bedrijfsbeheerders zie je welke bedrijfsbeheerders zijn toegevoegd aan het bedrijfsaccount en welke rechten elke bedrijfsbeheerder heeft. De rechten kunnen aan iedere bedrijfsbeheerder afzonderlijk worden toegewezen.

Wanneer je de rechten hebt om een bedrijfsbeheerder toe te voegen, dan zie je de oranje knop ‘Voeg beheerder toe’.

De bedrijfsbeheerder kan de volgende rechten hebben:
- De bedrijfsbeheerder heeft toegang tot een aantal kandidatengroepen
- De bedrijfsbeheerder kan alle kandidatengroepen zien
- De bedrijfsbeheerder kan andere bedrijfsbeheerders toevoegen
- De bedrijfsbeheerder kan andere bedrijfsbeheerders beheren (het toekennen of wegnemen van rechten)
- De bedrijfsbeheerder kan kandidaten verwijderen
- De bedrijfsbeheerder kan GPI-credits kopen
- De bedrijfsbeheerder kan bedrijfsgegevens inzien
- De bedrijfsbeheerder is een super-admin (hoofdbeheerder)

Bij het kopje ‘Acties’ kun je per bedrijfsbeheerder wijzigingen maken. Je kunt het e-mailadres van de bedrijfsbeheerder wijzigen door op het oogje te klikken. Je kunt de bedrijfsbeheerder verwijderen door op het kruisje te klikken. Je kunt de rechten van een bedrijfsbeheerder wijzigen door op het groep-icoontje (de drie personen in een groep) te klikken.

Klik op het groep-icoontje om het venster te openen voor het wijzigen van de rechten. Je ziet een groepenoverzicht en de rechten die de bedrijfsbeheerder heeft. Je kunt de groepen aanvinken die inzichtelijk zijn voor de bedrijfsbeheerder. Daaronder kun je de rechten aanvinken die de bedrijfsbeheerder mag hebben. Het aanvinken van het vinkje ‘Kan alle groepen zien’ zet het groepenoverzicht automatisch uit. Elke bedrijfsbeheerder heeft de mogelijkheid om zelf een kandidatengroep aan te maken.

Het importeren van kandidaten kan alleen als je een bedrijf (of zzp’er) bent. Kies ‘Bedrijf‘ bij het inloggen. Als je klikt op de knop ‘Kandidaat toevoegen’ kun je een keuze maken tussen één of meerdere kandidaten toevoegen. Om meerdere kandidaten toe te voegen moet je eerst het voorbeeldbestand downloaden, invullen en weer uploaden. Het is mogelijk om de kandidaten direct toe te voegen aan een bestaande groep.

In het bedrijfsaccount klik je in de navigatiebalk bovenaan op ‘Beheerders’. Wanneer je de rechten hebt om een bedrijfsbeheerder toe te voegen, dan zie je de oranje knop ‘Voeg beheerder toe’. Er opent zich een venster waar je het e-mailadres van de nieuwe bedrijfsbeheerder kunt invullen.

De nieuwe bedrijfsbeheerder krijgt een bevestiging van de registratie per e-mail toegestuurd met een link om een wachtwoord in te stellen.

Als bedrijfscontactpersoon kun jij jezelf als kandidaat toevoegen. Je hoeft je hiervoor niet opnieuw te registreren.

Om kandidaten gemakkelijker te beheren en uit te nodigen, is het mogelijk om ze aan groepen toe te voegen. Je kunt groepen vanuit het stappenplan of de bedrijfsomgeving maken (daar kom je door ‘Bedrijf’ te kiezen bij het inloggen of bij ‘Profielen’) en beheren.

Kies ‘Bedrijf‘ bij het inloggen. Klik op ‘Overig’. Kies in de dropdown voor ‘Facturen’. Op deze pagina staan de facturen die zijn verzonden en heb je ook de mogelijkheid om deze te downloaden.

Ja, je kunt deze instelling als super-admin (hoofdbeheerder) inschakelen. In het bedrijfsaccount klik je in de navigatiebalk bovenaan op ‘Overig’ en ‘Bedrijfsgegevens’. Onderaan klik je op ‘Instellingen’ en vind je de instelling ‘Gebruik een standaard kandidatengroep'.

Is het e-mailadres al in gebruik? Dat betekent dat de kandidaat nog gekoppeld is aan een eigen bedrijf, (oud)werkgever of bijvoorbeeld uitzendbureau.

Vraag de kandidaat om in te loggen in zijn/haar GPI-account, te klikken op ‘Mijn gegevens’ en zich hier door middel van de oranje knop te ontkoppelen van de eerdere werkgever. Wanneer de kandidaat dit gedaan heeft, kun je hem/haar probleemloos toevoegen en (indien nodig) uitnodigen. Meer informatie over het loskoppelen vind je hier.

Toch hulp nodig? In een aantal gevallen kunnen wij de kandidaat overzetten. Dit kunnen wij wanneer de kandidaat géén uitnodiging in zijn/haar account heeft, niet als zzp’er in het systeem staat en de GPI niet langer dan 30 dagen geldig is.
Neem contact met ons op door het contactformulier in te vullen op https://gpi.explainsafe.nl/nl/contact.

Geef hierin het volgende aan:
- naam kandidaat;
- geboortedatum kandidaat;
- e-mailadres kandidaat;
- e-mailadres bedrijf.

Met deze informatie kunnen wij beoordelen of de kandidaat overgezet kan worden.

De super-admin (hoofdbeheerder) is een bedrijfsbeheerder die alle rechten heeft. De super-admin kan alle kandidatengroepen zien en beheren en kan alle wijzigingen maken bij andere bedrijfsbeheerders.

Een super-admin heeft de mogelijkheid om andere bedrijfsbeheerders super-admin te maken door te klikken op het groep-icoontje bij die bedrijfsbeheerder. In het venster moet het vinkje ‘Is SuperAdmin’ worden aangevinkt. Voor nadere informatie kun je met de muis op het vraagteken staan. Informeer naar de rechten voor super-admin bij de bedrijfsbeheerder die deze rechten heeft.

LET OP: Het vinkje ‘Is SuperAdmin’ is niet zichtbaar in het venster bij de super-admin zelf.

In het Overzicht kandidaten van het bedrijfsaccount moet je het selectievakje aanvinken bij de kandidaten die je wil toevoegen aan een deelsector. Bij het aanvinken van een selectievakje verschijnt de oranje knop ‘Voeg toe aan deelsector’ onder de tabbladen. Daarna verschijnt er een venster waar je een deelsector kiest. Klik op ‘Voeg toe aan deelsector’ om de kandidaten toe te voegen aan die deelsector.

De knop ‘Voeg toe aan deelsector’ wordt zichtbaar in de tabbladen ‘Alle kandidaten’, ‘Verlopen certificaten’, ‘Certificaat verloopt binnen 30 dagen’ en ‘Zonder toetsen’.

Je kunt onderstaande tips geven aan je medewerkers die de GPI gaan maken of die problemen ervaren tijdens het maken van de GPI-instructie:
- Kies voor een up-to-date internetbrowser. Wij ondersteunen Google Chrome, Microsoft Edge, Apple Safari of Mozilla Firefox;
- Voorafgaand aan de GPI wordt er een snelheidstest gedaan en wordt er een advies gegeven van de internetsnelheid op dat moment. Het beste is om de GPI vanuit het advies 'Goed' te doen. Stabiliteit in het netwerk over een langere termijn kunnen wij niet meten, maar dit is ook een belangrijke factor bij het doen van de GPI;
- De voorkeur voor het type internetverbinding is een vaste netwerkkabel of een stabiele wifiverbinding. De voorkeur voor het type apparaat is een laptop of computer.

Ervaar je problemen met het laden van een pagina tijdens de instructie of de toets? Zorg ervoor dat je de video volledig bekijkt en de vragen invult voordat je verder gaat. Als het filmpje of de pagina toch vastloopt, probeer dan de pagina te vernieuwen. Op een laptop of computer doe je dit door gelijktijdig de toetsen Ctrl + F5 in te drukken. De pagina en de cookies en cache van de internetbrowser worden dan opnieuw geladen. Probeer de toetsencombinatie Ctrl + R in te drukken wanneer dit niet werkt. Voer nu de gewenste actie op de pagina uit en controleer of je nu wel verder kunt gaan.

Blijf je problemen ervaren? Dan raden we je aan om de GPI te starten in een incognitovenster. Dit venster werkt zonder cookies, cache, plugins en extensies die kunnen zorgen voor een verminderde werking van de GPI. Je opent een incognitovenster op de volgende manier: In Google Chrome kun je een incognitovenster openen door op de drie puntjes rechts bovenin te klikken en vervolgens op ‘Nieuw incognitovenster’. In Microsoft Edge kun je een incognitovenster openen door op de drie puntjes rechts bovenin te klikken en te kiezen voor ‘Nieuw InPrivate-venster’. In Safari heet dit venster 'Nieuw privévenster' en kun je die openen via het keuzescherm van de tabbladen. Log opnieuw in je GPI-account in via https://gpi.explainsafe.nl/nl/login. Via de oranje knop ‘GPI Starten’ kun je de GPI opnieuw starten waar je bent gebleven.

Het stappenplan voor bedrijven en zzp’ers is er om je te helpen de stappen te doorlopen van de registratie tot het uitnodigen van een kandidaat.

In het stappenplan krijg je een duidelijk overzicht hoe het proces van de GPI verloopt als bedrijfsbeheerder of zzp’er: registreren, kandidaten toevoegen, GPI-credits kopen en vervolgens de kandidaten uitnodigen voor de GPI. Je kunt het stappenplan starten op de hoofdpagina door op ‘Regel de GPI’ (in het blauwe blokje Bedrijf | zzp’er) te klikken.

Stap 1: Stappenplan lezen
In deze stap krijg je een uitleg van het stappenplan voor bedrijven en zzp’ers en de stappen die je zult volgen. Om verder te gaan, klik je onderaan de pagina op ‘Bedrijfsaccount aanmaken | inloggen’.

Stap 2: Bedrijfsaccount aanmaken | inloggen
In deze stap heb je de mogelijkheid om voor het eerst een bedrijfsaccount aan te maken of om in te loggen in een bestaand bedrijfsaccount.

Als je alle gegevens hebt ingevuld bij het registreren, klik je onderaan de pagina op ‘Controleer gegevens’. Wanneer alle vereiste velden zijn ingevuld, kleuren de velden groen en kun je verder naar stap 3.

Stap 3: Kandidaten toevoegen
In deze stap is het mogelijk om kandidaten toe te voegen aan je bedrijfsaccount. In het overzicht staan de kandidaten die al zijn toegevoegd. Je staat zelf als kandidaat in het overzicht als je bent geregistreerd als zzp’er of je kunt jezelf als kandidaat toevoegen als je de GPI moet doen. Om de GPI-instructie te volgen, moet je zelf namelijk een kandidaat zijn.

De knop ‘Groep beheren’ geeft je de mogelijkheid om een groep aan te maken en een eigen naam te geven om kandidaten te bundelen.

De blauwe knop ‘Kandidaat toevoegen’ geeft je de mogelijkheid om een werknemer toe te voegen als kandidaat met diens persoonlijke mailadres. Vul de gegevens van de kandidaat in en klik op ‘Kandidaat toevoegen’. De kandidaat komt in het overzicht staan. Je gaat naar stap 4 door onderaan op de knop ‘GPI-credits kopen’ te klikken.

LET OP: Je kunt een pop-up te zien met als titel ‘Welkom in het bedrijfsbeheerder/zzp stappenplan hulpmiddel’. Hier wordt een uitleg gegeven over het stappenplan. Om het stappenplan af te kunnen ronden, dien je het vinkje onderaan de pop-up te selecteren en de pop-up te sluiten!

Stap 4: GPI-credits kopen
In deze stap is het mogelijk het aantal GPI-credits te kopen die nodig zijn om je kandidaten uit te nodigen. In het veld ‘Aantal’ vul je het benodigde aantal in. De knop ‘GPI-credits kopen’ ernaast wordt actief met de totale prijs excl. BTW. Door op deze knop te klikken ga je naar het betaalproces en vervolgens naar stap 5. Als je nog beschikbare GPI-credits hebt of al GPI-credits hebt gekocht, kies dan voor ‘Sla stap over’. Je gaat dan automatisch door naar stap 5. Je kunt ze ook nog op een later moment kopen. Vanaf 12 GPI-credits of meer heb je de mogelijkheid om per factuur te betalen en een inkoopnummer toe te voegen. LET OP: De order moet eerst door ons worden gecontroleerd voordat de GPI-credits op het bedrijfsaccount staan. Dit kan op werkdagen tot 48 uur duren.

Stap 5: Kandidaten uitnodigen
In deze stap kun je de kandidaten uitnodigen voor de GPI. In het overzicht staan de kandidaten die bij stap 3 zijn toegevoegd. Mocht je zijn vergeten een kandidaat toe te voegen, dan kun je op de blauwe knop ‘Kandidaat toevoegen’ klikken.

Je kunt kandidaten op meerdere manieren voor de GPI uitnodigen:
- Eén kandidaat uitnodigen: Klik bij de kandidaat die je wilt uitnodigen op het envelop-sleutelsymbool onder het kopje ‘Acties’. Het venster ‘Kandidaat uitnodigen’ wordt geopend. Het vinkje ‘GPI’ is vereist, maar het vinkje ‘Kandidaat uitnodigen buiten uitnodigingstermijn’ is optioneel. Lees daarvoor de extra informatie bij het vraagteken! Vervolgens klik je op ‘Kandidaat uitnodigen’;
- Een groep uitnodigen: Klik op ‘Groep uitnodigen’. Hier selecteer je een groep die je bij stap 3 hebt aangemaakt. Het vinkje ‘GPI’ is vereist, maar het vinkje ‘Kandidaat uitnodigen buiten uitnodigingstermijn’ is optioneel. Lees daarvoor de extra informatie bij het vraagteken! Vervolgens klik je op ‘Groep kandidaten uitnodigen’;
- Iedereen uitnodigen: Klik op ‘Iedereen uitnodigen’. Het vinkje ‘GPI’ is vereist, maar het vinkje ‘Kandidaat uitnodigen buiten uitnodigingstermijn’ is optioneel. Lees daarvoor de extra informatie bij het vraagteken! Vervolgens klik je op ‘Bevestigen’;

Onderaan klik je op ‘Stappenplan afronden’ om het stappenplan af te ronden en in het Overzicht kandidaten te komen. Wanneer je de volgende keer inlogt in het bedrijfsaccount of bedrijfsprofiel, kom je direct in het Overzicht kandidaten.

Als je in het Overzicht kandidaten op een kandidaat klikt, zie je diverse statussen.

Uitnodiging verstuurd
Wanneer je een uitnodiging verstuurt en de kandidaat klikt niet op de link in de e-mail, dan blijft de uitnodiging tot 30 dagen op de status 'uitnodiging verstuurd' staan.

Verlopen
Wanneer een kandidaat 30 dagen lang niet op de link in de e-mail klikt, krijgt de uitnodiging de status ‘uitnodiging verlopen’. Als de uitnodiging is verlopen, dan is deze niet meer te gebruiken door de kandidaat en dan wordt de GPI-credit (wanneer de geldigheid van 12 maanden vanaf de aankoopdatum niet verstreken is) weer bij het bedrijf teruggezet.

Uitnodiging geaccepteerd
Wanneer je een uitnodiging verstuurt en de kandidaat klikt binnen 30 dagen op de link in de e-mail, krijgt deze de status 'uitnodiging geaccepteerd'. Hiermee blijft de uitnodiging voor onbepaalde tijd in het account van de kandidaat staan. Kandidaten met deze status kunnen, om bij hun GPI-uitnodiging te komen, inloggen in hun GPI-account en vervolgens op de oranje knop ‘GPI Starten’ klikken.

Toets gestart
Deze status krijgt de kandidaat op het moment dat hij, na het afronden van de instructie, de GPI-toets heeft gestart. Wanneer de kandidaat de GPI-toets heeft afgerond, krijgt hij de status: geslaagd, voorlopig gezakt of gezakt.

Geslaagd
Als het binnen de drie toetspogingen lukt de GPI-toets succesvol te maken, dan krijgt de kandidaat de status ‘geslaagd’.

Voorlopig gezakt
Een kandidaat die één of twee toetspogingen heeft gedaan en dit niet heeft behaald, krijgt de status ‘voorlopig gezakt’. De kandidaat heeft nog één of twee toetspogingen wanneer hij inlogt in zijn account en de GPI weer opstart.

Gezakt
Als een kandidaat drie keer de toets heeft gedaan en hiervoor is gezakt, heeft de kandidaat geen pogingen meer. De kandidaat heeft een nieuwe GPI-credit of uitnodiging nodig om de GPI te maken.

Mogelijk heb je een kandidaat toegevoegd onder het e-mailadres waarmee je zelf als bedrijf inlogt. Neem contact met ons op via het contactformulier https://gpi.explainsafe.nl/nl/contact. Noem hierin je bedrijfse-mailadres en het e-mailadres van de kandidaat. We zullen naar aanleiding van de e-mail uitzoeken hoe dit opgelost kan worden.

Dit kan verschillende oorzaken hebben, bijvoorbeeld:
- De kandidaat heeft een nieuw account geregistreerd (op een ander e-mailadres dan waar de uitnodiging heen is gestuurd) en hierop ingelogd.
Als je als bedrijf bij deze kandidaat de status 'uitnodiging verstuurd' ziet staan, dan moet er nog door de kandidaat op de link in de uitnodigingsmail geklikt. Hierna kan de kandidaat in zijn GPI-account klikken op de oranje knop 'GPI Starten'.

Als je bij de kandidaat de status ‘uitnodiging geaccepteerd’ ziet staan, dan moet hij direct inloggen op onze website via https://gpi.explainsafe.nl/nl/login. Hierbij is het belangrijk dat het e-mailadres wordt gebruikt die in het Overzicht kandidaten bij de persoon staat. Als de kandidaat zijn wachtwoord is vergeten, kan deze een wachtwoordherstelmail aanvragen via https://gpi.explainsafe.nl/nl/password-reset. Eenmaal ingelogd, komt de kandidaat automatisch op de pagina 'Mijn overzicht' en hier kan hij klikken op de oranje knop met 'GPI Starten'.

Sinds GPI 5.0 (vanaf 23-11-2022) zijn de GPI Infra, GPI Installatie en GPI B&U géén aparte GPI’s meer. Er is nog maar één GPI. Afhankelijk van de deelsector waarin de kandidaat werkzaam is, volgt hij/zij binnen deze vernieuwde GPI de bij het werkveld passende praktijkonderwerpen.

Controleer of je medewerker nog in het Overzicht kandidaten staat. Kun je deze kandidaat hier niet vinden? Kandidaten kunnen zichzelf loskoppelen van een werkgever. Verstuurde maar niet gebruikte uitnodigingen worden dan weggehaald bij de kandidaat en als GPI-credit weer toegevoegd aan je bedrijfssaldo. Wanneer hier sprake van is, ontvang je de opvolgende nacht een overzicht van kandidaten die zich hebben losgekoppeld. Hoort de kandidaat wel toegevoegd te zijn aan jullie account? Voeg dan de kandidaat weer toe via de blauwe knop ‘Kandidaat toevoegen’. Let op: als de kandidaat inmiddels is toegevoegd door een ander bedrijf, kun je de kandidaat zelf niet meer toevoegen.

Probeer je een medewerker uit te nodigen en krijg je de volgende melding?

Alle kandidaten zijn al uitgenodigd of zijn in het bezit van een geldig certificaat die nog langer dan 30 dagen geldig is, dit kost geen vouchers.

Deze melding krijg je wanneer de kandidaten:
- Nog een geldige GPI (langer dan 30 dagen) hebben.
- Een uitnodiging met de status 'uitnodiging verstuurd' in hun account hebben.
- Een uitnodiging met de status 'uitnodiging geaccepteerd' in hun account hebben.
- De status 'voorlopig gezakt' hebben.

In bovenstaande situaties is het altijd zo dat deze kandidaten of een geldige GPI hebben, of een mogelijkheid al in hun account hebben om de GPI te maken.

Meer informatie hierover vind je in deze uitleg over de statussen of in het handboek voor de GPI-bedrijfsbeheerder in de uitleg over ‘De tabbladen’.

Het e-mailadres is ook de unieke gebruikersnaam voor een account. Alle gegevens die bij een kandidaat horen, vallen onder dit account. Het erg belangrijk dat een kandidaat alleen een eigen (zakelijke of privé) e-mailadres gebruikt. Wanneer een persoon geen e-mailadres heeft, zal hij/zij hiervoor een e-mailadres moeten aanmaken.

Via Explainsafe zijn er meerdere poortinstructies te maken, waarvan de registraties op hetzelfde e-mailadres achter de schermen gekoppeld zullen worden.

Als een kandidaat niet meer bij je bedrijf werkzaam is, of geen GPI meer nodig heeft, dan kun je hem uit het Overzicht kandidaten verwijderen door op het kruisje achter zijn gegevens te klikken. Dit is mogelijk in alle tabbladen, met uitzondering van het tabblad ‘Geslaagde kandidaten’. Het account van de kandidaat wordt na het klikken op het kruisje losgekoppeld van jullie bedrijfsaccount, waardoor je hem niet meer per ongeluk een uitnodiging kunt sturen en het overzicht actueel blijft.

Als de kandidaat korter dan 13 maanden geleden een poortinstructie heeft behaald, heeft ingelogd, of een uitnodiging heeft ontvangen, dan blijft het account van de kandidaat voor hemzelf gewoon bereikbaar. Als hij dus nog een geldige GPI heeft, blijft deze gewoon behouden!

Als je per ongeluk al een nieuwe uitnodiging naar een kandidaat hebt verstuurd en de status is nog 'Uitnodiging verstuurd', wordt deze óók automatisch uit het account van de kandidaat gehaald en weer als GPI-credit bij het bedrijf teruggezet.

Voor de kandidaat is het belangrijk dat hij losgekoppeld wordt, zodat hij weer toegevoegd kan worden door bijvoorbeeld een nieuwe werkgever. Als je als bedrijf de kandidaat niet loskoppelt, kan hij dit op deze manier zelf doen.

Bedrijfsbeheerders hebben de optie om kandidaten uit te nodigen buiten de uitnodigingstermijn van 30 dagen. Gebruikelijk kan een kandidaat pas vanaf 30 dagen voor het verlopen van de huidige GPI worden uitgenodigd. De optie ‘Kandidaten uitnodigen buiten uitnodigingstermijn’ biedt de mogelijkheid om een volledige groep in één keer uit te nodigen, zelfs als sommige kandidaten nog binnen de oorspronkelijke uitnodigingstermijn vallen.

Om van deze functionaliteit gebruik te maken, kan je via de oranje knop ‘Kandidaat uitnodigen’ het selectievakje ‘Kandidaat uitnodigen buiten uitnodigingstermijn?’ aanvinken.

Let op: De geldigheid van de GPI blijft één jaar (12 maanden) vanaf de datum dat de nieuwe GPI wordt behaald!

Het is gebruikelijk dat je als zzp’er zelf een GPI-credit koopt en de GPI haalt. Als dit ook voor jou geldt, en je hebt nog géén account, dan moet je eerst een account aanmaken. Het is belangrijk dat je bij Soort gebruiker ‘Bedrijf’ kiest en daarna het vakje ‘Ik ben zzp'er of bedrijfscontactpersoon die zelf een GPI wil maken’ aanvinkt. Vul de gevraagde gegevens in, maak het account aan en activeer deze door op de toegezonden link in de e-mail te klikken.

Als zzp’er bestaan er twee profielen, ‘Bedrijf’ en ‘Kandidaat’. Als zzp’er kun je het profiel ‘Kandidaat’ gebruiken. Het profiel ‘Bedrijf’ gebruik je dan alléén wanneer je je bedrijfsgegevens (zoals adres of naam) wilt wijzigen.

1. Log in. Krijg je niet direct de keuze tussen je profielen ‘Bedrijf’ en ‘Kandidaat’ te zien? Klik dan eerst rechtsboven op de blauwe tekst met je naam, en daarna op ‘Profielen’.
2. Kies het profiel ‘Kandidaat’.
3. Je zit nu in ‘Mijn overzicht’. Ga omlaag op de pagina en klik op ‘Bestellen’.
4. Doorloop de stappen en betaal de GPI-credit.
5. Klik na het kopen van de GPI-credit op ‘Mijn overzicht’.
6. Klik op ‘Bekijk GPI’.
7. Kies ‘Start GPI’ en doorloop de stappen; het systeem gebruikt automatisch je gekochte GPI-credit.

Aan het begin van elke maand ontvang je een herinneringsmail dat er certificaten van kandidaten in de komende maand gaan verlopen. Deze mail is informatief van aard en communiceert alleen of er kandidaten zijn met een GPI waarvan de verloopdatum in deze maand ligt.

Wil je een actueel overzicht zien van alle kandidaten die nog uitgenodigd moeten worden voor een GPI die reeds verlopen is of verloopt binnen 30 dagen? Log dan in en raadpleeg de tabbladen 'Verlopen Certificaten' en 'Certificaat verloopt binnen 30 dagen'.

Heb je in de afgelopen dagen al kandidaten uitgenodigd die vorig jaar een GPI hebben gemaakt? Dan kan het zijn dat het aantal lager ligt dan we in de herinneringsmail communiceren.

Let op: Zorg dat er voldoende GPI-credits op je bedrijfsaccount zijn om de kandidaten uit te nodigen!

Je kunt het ontvangen van herinneringsmails in- en uitschakelen door op ‘Overig’ en ‘Bedrijfsgegevens’ te klikken. Onder de kopjes van de bedrijfs- en factuurgegevens heb je meerdere mogelijkheden om herinneringsmails wel of niet te ontvangen en de termijn (in weken) van deze mails in te stellen. Het betreft de volgende herinneringsmails:

- De herinneringsmail dat het certificaat van een kandidaat gaat verlopen;
- De bevestigingsmail dat een kandidaat is geslaagd en/of is gezakt voor de GPI;
- De bevestigingsmail dat een kandidaat door jou is uitgenodigd voor de GPI;
- De kandidaat ontvangt een bevestigingsmail wanneer die is geslaagd en/of is gezakt voor de GPI;
- De kandidaat ontvangt een herinneringsmail VOORDAT het huidige GPI-certificaat verloopt;
- De kandidaat ontvangt een herinneringsmail NADAT het huidige GPI-certificaat is verlopen.

Elke herinneringsmail kan worden geselecteerd via het vinkje om deze wel/niet te ontvangen. Daarnaast is het mogelijk om de termijn (in weken) te bepalen wanneer de herinneringsmail wordt verstuurd naar jou of naar de kandidaat.

Op deze manier kun je de communicatie naar jouw voorkeur aanpassen.

Bij Rapportage kun je als bedrijfsbeheerder snel en gemakkelijk een overzicht maken van je kandidaten en de status van hun GPI. Ook heb je de mogelijkheid om het overzicht te downloaden in een Excelbestand. Vanuit het Overzicht kandidaten kies je (bovenaan) voor ‘Rapportage’.

Hier heb je de mogelijkheid om verschillende variabelen aan te passen om een overzicht van kandidaten te krijgen naar jouw wens:
- Toetsstatus: De status van de GPI;
- Moduletaal: De taal waarin de GPI is gedaan;
- Van datum: De begindatum waarmee het overzicht van kandidaten begint;
- Tot datum: De einddatum waarmee van het overzicht van kandidaten eindigt.

Wanneer je op het ververs-symbool (het ronddraaiende pijltje) klikt, worden bij Resultaten de geselecteerde toetsstatussen van de GPI (van kandidaten) in een bepaalde periode getoond. Door te klikken op ‘Exporteren’ wordt er automatisch een Excelbestand van de getoonde resultaten gegenereerd. Het Excelbestand wordt dan automatisch gedownload in je internetbrowser.

Let op: Om alle kandidaten in het overzicht bij Resultaten te kunnen zien, selecteer je alle toetsstatussen en alle talen!

Het is mogelijk om zelf het e-mailadres van het bedrijfsaccount te wijzigen. Wanneer je bent ingelogd in het bedrijfsaccount (of kiest voor het profiel ‘Bedrijf’) kun je in het Overzicht kandidaten klikken op ‘Overig’ en ‘Bedrijfsgegevens’. In het veld ‘E-mail contactpersoon’ kun je het e-mailadres wijzigen. LET OP: Het is belangrijk dat het nieuwe e-mailadres nog niet is gebruikt voor een ander GPI-account! Na de wijziging moet je na het uitloggen het nieuwe e-mailadres gebruiken.

LET OP:
Het is niet mogelijk om zelf een extra bedrijfsbeheerder toe te voegen. Stuur een e-mail naar support@explainsafe.nl vanuit het e-mailadres van het bedrijfsaccount en geef aan wat de naam en het e-mailadres is van de persoon die ook bedrijfsbeheerder moet worden. Of raadpleeg de hierboven veelgestelde vraag 'Kan ik iemand toevoegen als bedrijfsbeheerder?'.